L’entrata in vigore del 25 maggio scorso della legge sul GDPR (General Data Protection Regulation) ha evidenziato l’esigenza di gestire tutti i dati sensibili dei clienti con un CRM che possa supportare questa nuova introduzione. Microsoft Dynamics 365 è perfetto per la gestione della Data Integrity, per la compliance e la gestione dei dati sensibili dei clienti.
Il GDPR prevede che il cittadino, e di conseguenza, il cliente abbia dei diritti:
- Il diritto di essere informato in merito ai propri dati personali raccolti e al loro utilizzo.
- Il diritto di accedere a tutti i dati personali che un’azienda può avere su di loro.
- Il diritto alla rettifica – Possibilità di correggere dati personali inesatti o incompleti.
- Il diritto alla cancellazione – Deve essere possibile cancellare facilmente e in modo sicuro i propri dati personali su richiesta.
- Il diritto di limitare il trattamento – Gli individui devono essere autorizzati a bloccare il trattamento di determinati dati personali.
- Il diritto alla portabilità dei dati – Gli individui devono poter ottenere e utilizzare i propri dati personali.
- Il diritto di opporsi – Le persone hanno il diritto di rifiutare il marketing diretto e il trattamento dei propri dati personali.
- Il diritto di non essere soggetti a decisioni automatizzate – Gli individui possono richiedere e ricevere un intervento umano piuttosto che affidarsi ad algoritmi per decisioni importanti.
A fronte di ciò, ecco 3 requisiti che il CRM deve avere, e che Microsoft Dynamics 365 ha:
- Consenso al trattamento dei dati
E’ importante che il CRM abbia un sistema per la registrazione del consenso, che riporti una data e come sia stato ottenuto, e qualsiasi aggiornamento effettuato per consentire le informazioni. Fondamentale è essere in grado di vedere e verificare che il consenso sia stato ottenuto per i singoli contatti nel database.
- Gestione delle iscrizioni
I contatti hanno anche il diritto di modificare o ritirare il loro consenso dopo che è stato dato. Ci deve essere un modo intuitivo per fare ciò e che non richieda loro di contattare il customer service.
I messaggi di posta elettronica dovrebbero includere opzioni per annullare l’iscrizione e / o gestire l’eventuale abbonamento. Ciò dovrebbe portare le persone a un portale in cui possono selezionare / deselezionare il tipo di contenuto di marketing che desiderano ricevere. Microsoft Dynamics 365 possiede l’annullamento dell’iscrizione e le preferenze e-mail conformi a questa esigenza. I contatti dovrebbero essere in grado di attivare o disattivare diverse forme di comunicazione (e-mail, telefono, SMS, ecc.) e messaggi di marketing specifici, cosa che avviene con la suite Microsoft.
- Funzionalità di gestione dei dati
Dopo aver valutato quali dati personali sono presenti nel database, è necessario apportare modifiche per registrare da dove provengono i dati, la base legale per averli e per cosa verranno utilizzati. Invece di apportare queste modifiche a mano con le singole schede di contatto, il CRM è in grado di creare regole per aggiornare in massa tutti i record.
GDPR richiede anche che gli individui abbiano il diritto di richiedere l’accesso ai propri dati. Il software CRM deve disporre di funzionalità che consentano di esportare rapidamente i dati dei contatti quando lo chiedano. Dynamics 365 è in grado di esportare i dati personali di singole persone in file CSV che possono essere inviati su loro richiesta.
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