La gestione dei progetti, nell’era della digital transformation non può essere la medesima adottata nell’era analogica. Il project manager, diventa un digital project manager a tutti gli effetti, perché nella coordinazione dei progetti, e nell’implementazione degli stessi, non può più prescindere da tool digitali molto avanzati: AI, IoT, sistemi all in one come Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations.
Ecco alcuni tips per una digital transformation di supporto al project management:
1. Stabilire la governance del progetto e il coinvolgimento degli stakeholder.
Esistono iniziative IT rivoluzionarie a vantaggio dell’azienda. L’organizzazione da parte dei project manager di queste iniziative diviene fondamentale per garantire il buon sviluppo del progetto e la ricompensa di ogni risorsa impiegata. Gli stakeholder interessati all’interno dell’azienda e l’IT devono essere identificati e gestiti dall’inizio del progetto attraverso il lancio della produzione.
2. Implementare in modo incrementale
Una frequente fonte di insuccesso è l’approccio “big bang” in cui un’organizzazione tenta di attuare una grande iniziativa di cambiamento tutta in una volta. Questo approccio presenta molti svantaggi: gli stakeholder devono fornire i requisiti in anticipo, spesso prima che comprendano l’impatto dell’iniziativa; i cambiamenti di sistema sono più estesi dopo lo sviluppo iniziale e, quindi, più costosi; le parti interessate spesso non sono coinvolte nel processo di attuazione dopo i requisiti iniziali e, di conseguenza, hanno poco tempo per prepararsi a come influirà sul loro lavoro e quindi potrebbero essere resistenti. Infine, l’organizzazione deve anticipare gli investimenti finanziari prima di capire se l’iniziativa avrà successo.
Al contrario, le iniziative che implementano e avviano in modo incrementale vedono tassi di successo più elevati e minori ostacoli all’adozione degli utenti finali. Inoltre, l’implementazione incrementale consente all’organizzazione di investire un importo inferiore in anticipo e misurare il ritorno sull’investimento in modo incrementale. Le versioni incrementali che aggiungono costantemente funzionalità comporteranno cambiamenti delle prassi aziendali che gli utenti finali possono adattare mentre continuano a gestire l’attività. Grazie ad un project management consapevole e ad una soluzione come Dynamics 365 che garantisca la gestione e lo sviluppo nella giusta direzione del change management.
3. Incoraggiare il team ad apprendere e ad adottare la nuova tecnologia, ma non a scapito della qualità.
La nuova tecnologia in azienda necessita di un’implementazione graduale, capillare e che venga compresa da tutti. Sfruttare le competenze esterne per il lancio iniziale della produzione di un progetto con Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations riduce il rischio, accorcia le tempistiche, riduce i costi a lungo termine e fornisce assistenza e orientamento per le risorse interne. Dopo il lancio iniziale, gli stakeholder IT e di business hanno una migliore comprensione delle capacità e delle opzioni tecnologiche nonché dell’esperienza applicata. Il project manager deve farsi promotore del cambiamento e illustrare ai propri colleghi come gestire e acquisire il cambiamento.
4. Gestire ritardi e creare agilità nella pianificazione
Il digital project manager grazie agli strumenti offerti da Microsoft Dynamics 365 è in grado di prevenire gli eventuali ritardi nel progetto, e qualora la situazione fosse più complicata anche di adottare le opportune contromisure. Tutte le grandi iniziative di cambiamento hanno provocato ritardi la cui prevedibilità non è spesso possibile. Le soste e le partenze possono essere viste anche dagli stakeholder aziendali come un’indicazione di problemi e un ROI ritardato. Ciò riduce la fiducia delle parti interessate e può causare ulteriori cambiamenti nella gestione e nelle barriere all’adozione quando i progetti vengono riavviati. Gestire il flusso continuo del progetto può rivelarsi un compito arduo, ma con la giusta pianificazione delle risorse, e degli strumenti la delivery del progetto è un successo.
5. Dare priorità alla gestione del cambiamento organizzativo e all’adozione degli utenti finali.
Prestare la massima attenzione alla comunicazione e al coinvolgimento con le parti interessate e gli utenti finali, come si fa sui requisiti e sull’esecuzione tecnica. I sistemi hanno successo solo se implementati, adottati e generano valore di business.
Seguire queste tecniche crea strumenti naturali per guidare le parti interessate attraverso il continuo apprendimento di consapevolezza, educazione e formazione. La possibilità di apportare aggiustamenti incrementali in base al feedback critico degli stakeholder garantisce l’adozione da parte degli utenti finali, riducendo al contempo i costi rispetto alle revisioni apportate in aggiunta ai sistemi e alla loro implementazione come un unico ciclo di implementazione.
Le grandi iniziative di trasformazione si verificano raramente nella maggior parte delle organizzazioni. I leader aziendali e tecnologici che agiscono come agenti del cambiamento possono faticare a distinguere tra ritardi e difficoltà “normali” e “attesi”, anziché identificare quando un progetto è davvero in difficoltà. Avvicinarsi alla propria iniziativa utilizzando queste tecniche contribuirà a creare checkpoint di progetto naturali, loop di feedback delle parti interessate e adeguamenti del sistema.
MHT adotta una metodologia CRP Conference Room Pilot che consente di operare in modo efficace nella gestione dei progetti attraverso un approccio incrementale che coinvolge sin dalle prime fasi gli utenti, aumentando il grado di consapevolezza di quanto si intende realizzare ed il consenso verso nuove soluzioni di maggiore efficienza ed efficacia. Strumenti messi a disposizione da Microsoft quale LCS Life Cycle Services permettono di governare il progetto in assoluta consonanza e condivisione con il Cliente, lasciando nelle possibilità di quest’ultimo tutti gli strumenti di conoscenza, indirizzo e controllo. Dynamics 365 for Finance ed Operations trova in LCS non solo uno strumento indispensabile da un punto di vista tecnico ma anche tutto il supporto necessario al disegno di nuovi processi operativi ispirati a best practises ed al massimo di efficienza ed efficacia.
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